定款認証

株式会社や一般社団法人などを設立するにあたって作成した定款(原始定款)は,法務局(登記所)で設立登記申請をする前に,公証人の認証を受けなければなりません。

法人の定款については,平成18年5月1日に「会社法」が施行されたことにより,定款の記載事項や記載方法が相当変わりました。実務的には記載内容は定着し始めているように見えますが,難しい問題も残っています。

 

定款は,法人の基本的な準則ですから,是非立派なものを作りましょう。

出版物等でいろいろなモデルが発表されていますが,日本公証人連合会のホームページに登載されている定款モデル(会社定款記載例)を参考にして頂ければ幸いです。

 

 

認証手続き前の準備段階として,定款案の事前確認を行っておりますので,電話連絡の後,定款案及び発起人(設立時社員・設立者)の印鑑証明書や商業登記簿謄本などの資料をファクシミリやメールで送信ください。その際、発起人の印鑑証明書や商業登記簿謄本の写しなどの資料も一緒に送信願います。

 

なお,法人設立のための定款認証には公証人の管轄があり,設立する法人の本店所在地の管轄法務局所属の公証人しかその定款を認証をすることができません。(当役場の公証人は東京法務局所属なので,東京都に本店を置く法人設立の定款認証をいたします。)

 

 

書面による定款認証手続きの際には,次の書類が必要です。

 

1.定款 3通  発起人が押印済みのもの

 

2.発起人が個人・・・発起人本人の印鑑登録証明書(3か月以内に発行されたもの)

  発起人が法人・・・商業登記簿謄本(現在事項証明)と代表者印の印鑑証明書の両方

           (いずれも3か月以内に発行されたもの)


3.発起人から代理人への認証手続きに関する委任状

    代理人がお越しになり認証手続きを行う場合に必要。

    発起人が複数名いる場合でそのうちの1名が認証手続きにお越しになる場合も,

    その方以外の他の発起人からの委任状が必要です。

 

4.認証手続きに来訪される方の身分証明

    運転免許証,パスポート,マイナンバーカードなど官公署発行の顔写真付きの証明

    (該当するものが無い場合は,印鑑登録証明書と実印を持参)

 

5.4万円の収入印紙(株式会社の定款認証のみ)

 

* 弁護士法人,司法書士法人,税理士法人などの定款認証の際は,上記書類のほかに,各士業

 会が発行した「法人の社員となる資格証明書」が必要です。

 

* 未成年者が発起人(設立時社員・設立者)となる場合,認証手続きの際に,

    ・親権者の同意書及び印鑑登録証明書

    ・未成年者と親権者の続柄がわかる戸籍謄本

 が必要な場合があります。事前に公証役場へお問い合わせください。

 

  

電子定款

 

電磁的記録の認証(電子定款認証)も増加してきました。

 

電子定款認証は,定款を電子文書(PDFファイル)で作成し、発起人(もしくは定款作成代人)がこの電子文書に電子署名をして,法務省ホームページの「登記・供託オンライン申請システム」から指定公証人に対してオンラインで申請します。到着した申請を確認した後、指定公証人が電子文書に認証をして、嘱託人へ認証済みのデータを交付いたします。

電子定款認証の申請から認証済みデータの受領までの全てがオンライン上でできるわけではなく,申請はオンラインでしていただきますが,嘱託人もしくはその代理人が必要書類を揃えて公証役場へ手続きにお越しいただかなければ,指定公証人は認証をすることができません。

 

オンライン申請をした電子文書は,その後内容を補正することができないため,それまでに可能な限り問題のないものとしておく必要があります。

そこで,オンライン申請される前に,電話で公証役場へ連絡された後,定款の案文や発起人の印鑑証明書,商業登記簿謄本などをファクシミリもしくはメールで送信いただき,事前に定款案確認させて頂くようにお願いしています。

 

電子認証は,多少の準備をすればどなたでも利用できます。利用するための準備などについては,日本公証人連合会のホームページ(「電子公証」の部分)及び法務省の専用サイトにわかりやすく説明されていますから,そちらをご覧ください。